20 trucchetti per usare il CRM

Abbiamo steso e pubblicato questa lista in inglese nel settembre del 2016, ma pensiamo possa essere utile riproporla in italiano. Il post originale è visibile da qui.

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  1. Gli utenti di Internet Explorer devono prestare attenzione: in base alla versione può verificarsi un piccolo bug nel caching della pagina che ha effetti sulla performance del client AJAX. Se il sistema del CRM rallenta, il consiglio è di pulire la cache del browser.
  2. Il carattere % può essere utilizzato come jolly per la funzione di ricerca. Per esempio, se si avessero due contatti denominati “Meyer” e “Mayer” si potrebbero cercare entrambi inserendo “M%yer” come termine di ricerca.
  3. Cliccando su [New Lead] nel menu Quick-Create si ottiene un menu veloce per i leads, ma solo per i campi name, company, phone ed e-mail.
  4. Se si crea un lead, esso sarà automaticamente assegnato all’utente che l’ha creato. È possibile però assegnarlo ad un altro utente o gruppo di utenti del CRM modificando il contenuto del campo “Assigned To:” ed indicando in esso il nome dell’utente o gruppo a cui lo si vuole assegnare.
  5. Oltre ai Leads, ai Contacts e agli Accounts, i dati dei Products e dei Potentials possono essere importati ed esportati. Inoltre, è possibile esportare anche le e-mail e le note.
  6. Per importare ed esportare i dati relativi ai Contacts si può usare il plugin MS Outlook per Windows o l’estensione Thunderbird per Linux, Mac e Windows, in quanto sono forniti con il sistema CRM.
  7. Per effettuare importazioni multiple, il CRM permette di salvare la referenza selezionata per utilizzi successivi. Si esegue selezionando la casella [Save as Custom Mapping] e scrivendo un nome della referenza nel campo di inserimento, accertandosi che il nome non sia già stato utilizzato. Questa Custom Mapping sarà quindi disponibile allo step 2 come Used Saved Mapping alla successiva importazione.
  8. Se i dati contengono righe feed o trasportano caratteri di ritorno, è necessario che questi vengano cancellati prima dell’importazione su Excel. Tali caratteri possono essere creati dal sistema CRM se si hanno entry che usano linee multiple, ad esempio se si separano il nome di una via e il numero civico in un indirizzo attraverso una linea aggiuntiva.
  9. Sfruttare la capacità del CRM di generare un’operazione successiva partendo da una determinata fase di vendita in modo automatico. Si può continuare ad usare i dati già inseriti. Solo in assenza di un predecessore si può scegliere di inserire l’informazione direttamente su una fase di vendita.
  10. Attenzione alla definizione degli stadi di vendita dell’azienda: se sono troppi, può diventare difficile per tutti gli utenti il mantenimento di un database valido.
  11. Le liste individuali facilitano di molto il lavoro con il CRM. Ciononostante, errori nella lista di composizione, in particolare operazioni AND e OR, possono dare risultati inaspettati. Per questo motivo raccomandiamo agli utenti privi di formazione di iniziare con liste e filtri semplici e di analizzarne i risultati.
  12. Si possono usare i Key Metrics per processi critici, così da capire subito se qualcosa è cambiato. Per esempio, un venditore può immediatamente verificare se il team di customer service deve risolvere task critici con un cliente specifico; un manager può seguire il processo in un ciclo di vendite; un collega del customer service può verificare la presenza di nuovi clienti ecc.
  13. Dato che più entry CRM sono etichettate con lo stesso tag, i tag più utilizzati vengono mostrati al tag cloud.
  14. Il sistema CRM può salvare la firma standard per le e-mail e aggiungerla automaticamente ai messaggi. La firma va inserita nel menu My Settings, all’interno dell’area Login.
  15. L’amministratore del sistema CRM può aggiungere campi personalizzati ai ticket, o cambiare il contenuto dell’elenco a discesa.
  16. Si raccomanda che solo un numero limitato di utenti abbiano privilegi da amministratore.
  17. Le impostazioni di default di accesso a un campo includono campi personalizzati che possono essere stati creati in precedenza.
  18. Si consiglia di scrivere la selezione dei contenuti per riferimenti ulteriori. Saranno necessari se si volesse convertire dei Leads in Potentials, come vedremo nella prossima sezione.
  19. È possibile clonare i template. Basta modificarne uno esistente e salvarlo con un nome diverso.
  20. In base alla velocità dell’accesso al server FTP, un backup dell’intero database potrebbe rallentare la procedura di logout. Se non si necessita di backup frequenti, è consigliabile chiedere altre procedure di backup al provider del CRM.

 

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