Alcune buone ragioni per passare dai fogli elettronici al CRM

Proponiamo, tradotto, l’interessante articolo di SutiSoft pubblicato su MyCustomer.

In principio, le aziende hanno usato fogli elettronici per immagazzinare i dati dei clienti. Un foglio elettronico è uno strumento meraviglioso con diversi vantaggi, come ad esempio il contenimento di grandi dati, i loro recuperi e condivisione, e la generazione di report comparativi.

Network concept with cloud technologyMa al giorno d’oggi le aziende si sono evolute e sono divenute cliente-centriche, dunque necessitano di strumenti migliori per mantenere un archivio dei clienti e per creare relazioni più solide con loro.

Ed ecco che arrivano i software CRM, che si concentrano principalmente sul cliente e i cui database sono disegnati per aumentare l’efficienza della gestione delle attività dei clienti stessi.

Ecco alcune delle ragioni per cui le aziende dovrebbero sostituire i fogli elettronici con un software CRM.

Archiviazione centralizzata dei dati

Ogni azienda punta ad organizzare le informazioni sui clienti in modo efficiente, così da poter eseguire operazioni accedendo ai dati. Excel può contenere un’enorme quantità di dati, ma quei dati aumentano di giorno in giorno e giungono da diverse origini, determinando un aumento del tempo necessario a risalire alla singola informazione.

Le informazioni sui clienti devono essere aggiornate regolarmente con le più recenti interazioni avvenute con loro, ma la gestione di tutte queste informazioni è un grosso sforzo per il foglio elettronico, e l’aggiornamento dei dati richiede sempre l’intervento umano.

È possibile liberarsi di tali inefficienze mentre si organizzano le informazioni, con l’utilizzo di un sistema CRM in cui archiviare i dati dei clienti in tempo reale e allo stesso tempo in cui le informazioni si aggiornino automaticamente senza perdere un singolo bit. Questo aiuta tutti i membri del team dell’azienda ad accedere facilmente all’informazione di cui hanno bisogno.

Affidabilità

Generalmente i fogli elettronici vengono condivisi tra diversi team, per permettere a tutti di accedere ai dati durante l’interazione con il cliente. Ed ecco dove si può verificare un errore, perché le informazioni vengono inserite manualmente; l’integrità dei dati può perdersi  anche a causa del numero di utenti che operano sulla stessa informazione.

Per ovviare a tali errori, i servizi del CRM possono essere utilizzati per mantenere l’integrità dei dati, poiché il sistema cattura automaticamente gli aggiornamenti. Il marketing, le vendite e i team che si occupano di servizi possono utilizzare le informazioni in modo efficiente e rapportarsi con i clienti stupendoli, e chiudendo così un numero maggiore di vendite.

Reporting

Le aziende puntano al raggiungimento degli obiettivi e alla conseguente crescita, ma questo può verificarsi solo attraverso una supervisione efficace. Per misurare le performance delle operazioni dell’azienda e dello staff, si può utilizzare ogni tipo di strumento di reportizzazione. Excel offre buoni strumenti di reporting, ma è complesso e lungo occuparsene, perché sono necessarie formule di calcolo delle performance e se la formula inserita è sbagliata, il risultato diviene irrealistico. Tutto ciò rende l’analisi dei flussi aziendali complicata.

È possibile generare report in tempo reale attraverso il CRM, e attraverso di essi è possibile accedere facilmente alle strategie chiave per la crescita dell’azienda. Tracciare il numero dei leads generati è molto semplice, così come le performance di team o individuali, le strategie di marketing, la lista dei clienti soddisfatti e molto altro attraverso la centralizzazione dei dati. Da cosa è possibile identificare la fonte da cui arrivano i leads? Quali strategie aiutano a chiuderli? Queste informazioni aiutano a capire dove sono necessari miglioramenti all’interno del flusso di lavoro, e in seguito a formulare le giuste idee mentre si ha a che fare con i clienti, così da aumentare la fidelizzazione.

Previsioni

Per far crescere un’azienda, l’organizzazione dovrebbe essere in grado di supervisionare tutte le attività eseguite giornalmente e su questa base dovrebbe poter prevedere le vendite future. Utilizzando i fogli elettronici è impossibile farlo sull’intero flusso di lavoro di un’azienda, perché ci sono diversi team e diversi flussi. È possibile aggiornarli in tempo reale su un foglio elettronico, e condividerlo?

Il CRM rende tutto questo possibile. È in grado di generare report personalizzati su ogni lead, cliente fidelizzato, venditore e molto altro, così da permettere di conoscere le performance dell’azienda e degli impiegati. Analizzando i report è possibile effettuare un’accurata previsione delle vendite future e far sì che i team utilizzino le migliori strategie per raggiungere i target.

Questioni di sicurezza

Le aziende si concentrano particolarmente sui parametri di sicurezza per salvaguardare i dati confidenziali e le informazioni sui clienti, perché se non lo facessero queste potrebbero andare perse e mettere in pericolo l’integrità dei processi. I fogli elettronici offrono un livello di sicurezza basso, poiché è molto semplice accedere all’informazione ed inviare il file via email, o copiarlo su un qualsiasi dispositivo.

Un sistema CRM garantisce un livello di sicurezza alto, al fine di salvaguardare i dati confidenziali dell’azienda. Nel momento in cui i dati vengono condivisi con gli utenti, si possono scegliere diversi livelli di autorizzazione nell’accesso alle informazioni. Così ogni impiegato può accedere e modificare solo  determinate informazioni, e l’azienda ha la possibilità di modificare le autorizzazioni e le password assegnate agli utenti.

Quindi, l’utilizzo di un software CRM online apporta più benefici di un foglio Excel in termini di accentramento dei dati, facilità di accesso, report delle vendite, marketing, servizi e altro ancora. Oltre a queste caratteristiche, il moderno CRM ha flussi di lavoro automatici attraverso i quali gli utenti possono creare dei follow-up con i clienti, così da aumentare le possibilità di chiudere più vendite con i clienti fidelizzati e costruire con loro relazioni solide. Queste tipologie di flussi automatici permettono allo staff di lavorare in modo efficiente, e aumentano la produttività dell’azienda.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s